Підбір кредитів:
Номенклатура справ: як вести реєстр справ установи 20.03.2009
Номенклатура справ — це затверджений систематизований реєстр справ, заведених в установі, із зазначенням термінів їхнього зберігання в установленому порядку. Номенклатура справ використовується як схема розподілу і групування виконаних документів у справи (схема класифікації), покажчик індексації документів і справ, термінів їхнього зберігання, а також як схема формування довідкової картотеки не виконаних документів.
Крім того, вона є обліковим документом у діловодстві і архіві установи для справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ необхідна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від того, наскільки якісно вона складена, залежать оперативність роботи з документами та їхнє збереження. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємства обов'язкова.
Основні положення щодо складання номенклатури справ, викладені в Єдиній державній системі діловодства (ЕДСД).
Номенклатура справ може бути конкретною, орієнтовною і типовою. Крім того, розрізняють номенклатури справ структурного підрозділу та установи.
Конкретна номенклатура відображає документи однієї конкретної установи або структурного підрозділу.
Орієнтовні й типові номенклатури справ відображають документи певної категорії установ з однотипним характером діяльності і складом документації. Крім того, типова номенклатура встановлює єдину індексацію справ для відповідних установ системи (відомства) і є обов'язковою. орієнтовна номенклатура справ є рекомендаційною.
Складанню номенклатур справ в організації передує підготовча робота, мета якої — забезпечити облік справ, заведених у діловодстві, їхню відповідність видам та змісту відкладених документів, правильну класифікацію відповідно до галузей роботи і питаннями діяльності організації.
Робота зі складання номенклатур справ, як структурних підрозділів, так і установи в цілому, координується діловодною службою і, як правило, включає вивчення їхньої організаційної структури та напрямків, а також комплексу документів, на підставі яких будуть формулюватися найменування справ і визначатися принципи їхнього формування. До номенклатури справ вводяться заголовки справ для групування документів з грифом «Для службового користування», довідкові картотеки.
Затверджені примірники номенклатур справ є документами постійного зберігання і долучаються до складу справ служби діловодства організації. Якщо така служба відсутня, вони належать до складу справ секретаря-референта.
Після затвердження номенклатури справ структурні підрозділи та громадські організації отримують виписки з відповідних її розділів для використання в роботі.
Номенклатура справ установи, що не передає документи на державне зберігання, схвалена експертною комісією (ЕК), щороку затверджується її головою. Перший примірник номенклатури зберігається не менше 10 років.
Номенклатура справ у структурних підрозділах складається для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві підрозділів. Зведена номенклатура справ складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів.
Номенклатура справ установи друкується в декількох примірниках. Перший — зберігається в службі діловодства, другий — використовується цією службою як робочий примірник, третій — зберігається у відомчому архіві (особи, відповідальної за архів) як обліковий документ, четвертий — у державному архіві, до якого передають документи певної установи.
Номенклатура справ установи переглядається не рідше одного разу на п'ять років. На випадок докорінної зміни функцій і структури установи вона складається, узгоджується і затверджується по-новому.
Узгоджена з відповідною установою державної архівної служби номенклатура справ установи щорічно уточнюється, затверджується керівником організації і запроваджується з 1 січня нового календарного року. Протягом року у затверджену номенклатуру справ вносять відомості про створення справ, про занесення нових справ тощо.
Обновлено: 20.03.2009
Автор: Простобанк Консалтинг